Come usare bene ChatGPT (e altri chatbot AI) al lavoro

Fino a poco tempo fa sembravano quasi giocattoli digitali, e sinceramente per la maggior parte delle persone lo sono ancora, basti pensare al trend delle action figures creati con l’AI, oppure al trend Brainrot senza senso della Cappuccina Ballerina

(Del quale io ignoravo l’esistenza finché mia sorella, che sta facendo tirocinio come insegnante alle elementari, me ne ha parlato dopo averlo sentito dai bambini della sua classe. Cioè dai bambini delle elementari. Un trend creato dall’AI. Vi risparmio la descrizione della mia faccia da “In che senso!?”).

Ballerine Cappuccine a parte, oggi i chatbot AI come ChatGPT, Claude, Gemini o Perplexity sono diventati anche super alleati nel lavoro quotidiano di tantissimi professionisti.

Io ho iniziato a usarli principalmente per curiosità subito dopo il lancio di ChatGPT nel 2022, ma poi è diventato chiaro che bisognava iniziare a smanettare anche solo per rimanere al passo con i tempi. In poco tempo infatti queste piattaforme sono diventate molto popolari e, pur non essendo veri motori di ricerca, l’esperienza di utilizzo ricorda quella della ricerca online: fai una domanda e ottieni una risposta. La differenza è che qui la risposta non viene cercata tra i link, ma generata direttamente dal modello in modo più conversazionale.

Concentriamoci però ora sull’uso. Per me la svolta vera è arrivata quando ho capito che potevo chiedere direttamente all’AI di aiutarmi a scrivere prompt migliori. E funzionava! 

C’è infatti una differenza enorme tra usare un chatbot AI per fare ricerche generiche e saperlo usare davvero bene anche per farti assistere in task lavorative.

In questo articolo ti do dei consigli per sfruttare al massimo questi strumenti nel lavoro di tutti i giorni, qualsiasi sia la tua professione.

Perché usare un chatbot AI al lavoro?

I chatbot basati su LLM (Large Language Models) come ChatGPT sono strumenti in grado di riassumere, scrivere, analizzare, suggerire e automatizzare. Ecco alcune attività lavorative in cui l’AI può già oggi fare la differenza:

• Aiutare a strutturare presentazioni e documenti: devi riassumere 10 slide in 3 punti chiave?
• Fare brainstorming di idee creative: ti serve un titolo d’impatto? Un nome per un prodotto? Butta giù qualche spunto e fatti aiutare nel brainstorming.
• Analizzare grandi quantità di testo o dati: da 100 commenti a un riassunto con i trend principali? Si può fare.
• Tradurre o localizzare contenuti: non solo traduzione parola per parola, ma adattamento per un pubblico diverso.
• Generare codice o correggere errori di programmazione: “Questo script ha un bug, aiutami a trovarlo.”
• Aiutare a ottimizzare contenuti per SEO o UX: dalla meta description ai suggerimenti per la leggibilità.
• Creare script per automazioni (es. Google Sheets, Zapier, etc.): “Scrivimi uno script per copiare automaticamente i valori della colonna A nella colonna C solo se…”

Insomma, l’AI può davvero farti risparmiare tempo, ma solo se impari a darle le istruzioni giuste.

Altrimenti ti ritrovi in loop infiniti di iterazioni dove ne tu ne l’AI ricordate più da dove siete partiti.

Il segreto è nel prompt!

La regola d’oro è semplice:

Più sei specifico ed esaustivo, più l’output si avvicinerà a quello che desideri davvero.

Ricordati sempre che stai scrivendo ad una macchina, che altro non farà che prendere le tue istruzioni ed eseguirle secondo i loop e le iterazioni settate per quel modello che stai utilizzando.

Ecco 4 consigli pratici per scrivere prompt che funzionano (davvero):

1. Aggiungi il contesto

Spiega chi sei, per cosa ti serve il contenuto, chi è il target, dove andrà pubblicato. L’AI lavora meglio se riceve più info sul quadro completo.

“Sono una Social Media Manager, mi serve una caption per Instagram da max 100 parole, con tono ironico ma professionale, per un pubblico giovane, per lanciare un nuovo tool … ”

2. Definisci esattamente l’output che vuoi

Specifica se ti serve un elenco, un paragrafo, una caption da 100 parole o un testo formale.
Se puoi, includi un esempio del risultato che vorresti ottenere.

“Mi serve una caption per Instagram da massimo 100 parole, tono ironico ma informativo, per promuovere un nuovo tool di scrittura AI. Ecco un esempio che mi piace: … ’”

3. Sfrutta la memoria (se attiva)

Imposta un tono coerente con il tuo brand, progetto o stile personale. Questo aiuta l’AI a mantenere coerenza nelle risposte e nel tempo.

“Voglio uno stile professionale ma accessibile, con frasi brevi, niente emoji, e un tono da divulgazione tecnica. Ricordalo anche per le prossime risposte. / Per questo progetto.”

4. Fatti dare il prompt perfetto

Quando sei soddisfattə del risultato, chiedi:

“Quale prompt mi avrebbe fatto ottenere questa risposta al primo tentativo?”

Funziona. Ed è stato proprio questo il mio momento “aha!”.

Pro tip: salva i tuoi prompt migliori

Io, ad esempio, ho una semplice Prompt Library su Google Docs. Alcuni preferiscono Notion, altri Excel o tool dedicati. Non importa dove. Conta averla.

Avere una libreria di prompt già testati ti farà risparmiare tempo e aumentare la qualità del tuo lavoro (se fatti ed eseguiti bene).

All’inizio ci metterai di più (è normale)

Le prime volte il processo potrebbe sembrarti più lungo: dovrai riscrivere il prompt, correggere l’output, affinare le risposte.

Ma se scegli di lavorare su task che svolgi ogni giorno o ogni settimana, in poco tempo arriverai ad avere template già pronti da riutilizzare. È un investimento che si ripaga da solo.

Errori comuni quando si scrive un prompt

• Scrivere richieste vaghe: “Fammi un post.” → Su cosa? Per chi? Quanto lungo? Con quale tono?
• Non indicare il contesto o il pubblico
• Aspettarsi la perfezione al primo tentativo
• Non leggere attentamente l’output prima di dire “non funziona” 

Da dove cominciare?

Quando consiglio l’uso dell’AI a chi inizia, faccio sempre la stessa domanda:

“Qual è una cosa che fai sempre allo stesso modo, ma cambiando solo qualche dettaglio?”

Quello è il punto di partenza ideale per creare il tuo primo prompt da salvarti.

Come funziona un chatbot AI?

Quando interagiamo con un chatbot come ChatGPT o Gemini, scriviamo una richiesta, otteniamo una risposta, e tutto sembra molto semplice. In realtà, dietro ogni scambio si attiva un processo complesso basato su un’unità fondamentale chiamata token.

I modelli linguistici non ragionano per parole intere, ma per token. Un token può essere una parola breve, una parte di parola più lunga o anche un segno di punteggiatura. Per dare un’idea concreta:

• la frase “Scrivimi un post su Instagram” equivale a circa 6 token;
• una risposta di 500 parole può facilmente generare 750–1.000 token, a seconda della complessità del testo.

Ogni token elaborato comporta un “lavoro” per il modello: deve essere letto, interpretato, previsto e generato. Questo lavoro avviene nei data center che alimentano i modelli di AI, con un impiego notevole di risorse hardware, energia elettrica e sistemi di raffreddamento.

In pratica, più token utilizziamo, sia nel prompt che nella risposta, più energia viene consumata. Ed è qui che entra in gioco la scrittura di prompt più sintetici e mirati: non solo rendono l’interazione più efficace e rapida, ma riducono anche il carico computazionale necessario a generare l’output.

Comprendere il ruolo dei token permette quindi di dare un senso concreto all’idea di “costo computazionale”, e di vedere come anche il modo in cui scriviamo a un’AI possa avere un impatto, anche se molto piccolo, sull’ambiente.

Meno iterazioni, più sostenibilità

Ridurre il numero di iterazioni non è quindi solo una questione di produttività. Significa anche:

• meno energia consumata per generare risposte,
• un minor carico per i data center,
• e un uso più consapevole e sostenibile della tecnologia.

Anche Sam Altman, CEO di OpenAI, ha sottolineato come ogni parola in più, anche semplici espressioni di cortesia come “grazie” e “prego”, comporti un costo computazionale. In un’intervista, ha dichiarato che questo tipo di abitudini può arrivare a costare decine di milioni di dollari all’anno in consumo elettrico.

Studi recenti hanno stimato che una singola richiesta testuale a un modello come ChatGPT o Gemini consuma in media tra 0,3 e 0,4 Wh di energia, produce emissioni di CO₂ e richiede acqua per il raffreddamento dei server.

Disclaimer: la comunità scientifica sta iniziando ad analizzare più nel dettaglio l’impatto ambientale dell’AI, che, per quanto già rilevante, non è ancora del tutto compreso. Ciò che è certo è che, man mano che l’uso dei modelli cresce, anche la domanda energetica dei data center aumenta in modo esponenziale.

Quale sarà il tuo prossimo prompt?

Siamo davvero solo all’inizio dell’era dell’AI generativa, eppure il suo impatto nel lavoro quotidiano è già evidente. Sarà ancora più interessante osservare come cresceranno con l’AI le generazioni nate in questi anni e quelle che verranno.

Nel frattempo, qualunque sia la tua professione, sicuramente imparare a usare bene strumenti come ChatGPT può aiutarti in certi casi a:

• risparmiare tempo,
• migliorare la qualità del tuo lavoro,
• e ridurre il carico mentale nelle attività ripetitive o dispersive.

Più diventi bravo a dialogare con questi strumenti, più li farai lavorare davvero per te. Inizia da un task semplice. Scegli un’attività che ripeti spesso, scrivi il tuo prompt, e vedi cosa succede.

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